Hvordan navigere i en kompleks organisasjon?

Vi deler en lang historie og har hatt kultur for å være selvgående med frivillige som løser mange utfordringer på strak arm. På samme tid er vi en stor og viktig del av et større organisasjonskart det kan være vanskelig å navigere i som frivillig. Spesielt som ny i hjelpekorpset er det ikke alltid lett å vite hvor man finner informasjon, eller forstå hvordan man kan påvirke saker i forskjellige deler av organisasjonen.  

En demokratisk organisasjon med mange organer

Røde Kors er en stor demokratisk organisasjon med mange organer hvor frivillige og ansatte sammen skal legge til rette for at vi kan utføre mest mulig humanitær innsats. For at vi skal framstå som en samlet og enhetlig organisasjon finnes det et rammeverk av lover, bestemmelser og veiledere som sier noe om hvordan vi skal drifte organisasjonen og utføre de tjenestene som Røde Kors tilbyr. Fellesnevneren er at disse er gjeldende for alle organisasjonsledd, uavhengig av hvor i landet vi er frivillige.

Tjenestevei, saksgang og den enkeltes påvirkningsmuligheter er fastsatt gjennom hierarkiet i organisasjonskartet og etablert sedvane i organisasjonen. For at driften av organisasjonen skal gå så smidig som mulig er det derfor viktig at vi fremmer saker gjennom etablerte rutiner. Noen ganger kan slike regler oppfattes som firkantede og kompliserte, men hensyntatt størrelsen og kompleksiteten i Røde Kors, er det også nødvendig for at alle saker skal få en ryddig behandling. Gjennom rutinene sørger en også for at alle medlemmer og organisasjonsledd kan bli sett og hørt.

Daglige utfordringer, forslag, og innspill ordnes gjerne på laveste nivå i organisasjonen. For frivillige i hjelpekorpset betyr det at vi henvender oss til, og forholder oss til eget lokalråd. Fra dag til dag løser vi mange spørsmål og avklaringer gjennom kontakt med våre nærmeste tillitsvalgte. Er saken eller innspillet av en slik art at den må løftes oppover i systemet, følger vi en fastsatt tjenestevei.

Faglinjen VS den organisatoriske linjen

I Røde Kors skiller vi på faglinjen som går gjennom lokalrådet, videre til distriktsråd og deretter til landsrådet. Den organisatoriske linjen går gjennom lokalstyret, videre til distriktsstyret og deretter til landsstyret.

I kontakt med offentlige myndigheter er det en fin tommelfingerregel at vi har kontakt med myndigheter på samme organisatoriske nivå. Det vil si at lokalnivået i Røde Kors samhandler med myndigheter i egen kommune og distriktsnivået på fylkes- eller Statsforvalter-nivå. Norges Røde Kors håndterer på vegne av alle lokal- og distriktsforeninger kontakt og myndighetspåvirkning på nasjonalt nivå, for eksempel kontakt med de forskjellige departementene og direktoratene.  

Avhengig av sakens innhold og karakter er det derfor forskjellige organer som behandler og treffer eventuelle vedtak. Den faglige og organisatoriske linjen kan også samarbeide gjennom at lokalrådet for eksempel spiller inn en sak videre til sitt lokalstyre, eller at distriktsrådet samhandler med distriktsstyret for å fremme en sak.

For å gjøre bildet enda litt større kan vi koble på nasjonalkontoret og distriktskontorene som tilrettelegger, støtter og bygger opp under frivilligheten i Røde Kors. Disse bidrar også med avklaringer, informasjon og innspill når saker skal behandles. 

Hvert organisasjonsledd har ansvar for å ta imot innspill og saker og behandle disse på en ordentlig måte. Så er det alltid saksutredning og behandling som danner grunnlag for sluttresultatet.

Noen ganger blir forslaget vårt tatt til følge og vedtaket blir som vi ønsker, andre ganger blir det avslag, eller et annet utfall enn det man skulle ønske seg. Vi må uansett huske at det må være takhøyde i organisasjonen for ulike meninger, og at vi beholder respekten for hverandre, uavhengig av hvilken side i en sak vi står på. 

Iveren driver oss

Som frivillige er vi ofte utrolig engasjerte og iveren etter å få til noe er det som driver oss fram. Derfor kan utfallet av en spesiell sak noen ganger være tungt å bære. Husk da at de fleste brenner liker mye for organisasjonen og i bunn deler den samme store entusiasmen for hjelpekorpset.

Er du usikker på hvordan du skal gå fram i en bestemt sak anbefaler vi at du støtter deg på din nærmeste leder i organisasjonen. Står du fremdeles uten svar etterpå, kan du kontakte ditt distriktskontor som kan hjelpe deg, eller innhente informasjon fra nasjonalkontoret.

Mye informasjon om organisasjonen, styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere har alle frivillige tilgang til gjennom Korsveien. Dette er også plassen hvor de som er interesserte kan finne protokollene fra blant annet landsrådets møter og prosesser. Det meste som gjelder for hjelpekorpsene, finner du ved å velge «aktiviteter» og deretter emnene under «Hjelpekorps» øverst på hovedmenyen.